학교상담 기록관리(법률, 지침, 주의사항)

학교상담 기록관리

서울시남부교육청위센터 연수 필기

 

 

1. 기록

- 공공기록물 관리에 관한 법룰(제3조2항) : 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

- 초중등교육법(제25조) : 학교생활기록에는 상담기록을 포함하지 않음. 학교 기록과 별도로 구분

 

2. 상담기록

- 사업기관(교욱부 훈련 제 185호; 위클래스, 위센터, 위스쿨)에서 생산, 접수하는 기록정보

- 상담과 관련한 모든 활동은 기록으로 작성되어야 하며, 적합한 방법에 의해 등록되어야 함.

- 나이스에는 상담현황만 기록, 개인정보가 필요한 기록은 상담정보시스템 활용(교육부 훈령 제285호 12조)

 

1) 법적 문제 : 공무원의 기록, 보호, 관리 의무(공공기관은 업무수행과정, 보고사항 등을 기록물로 남겨야)

국가법령센터

수기는 공공기록물이 아니고 위시스템에 입력한 자료는 공공기록물임

공공기록물 관리에 관한 법률, 이 적용되는 기록물 (법 제2조,제3조)

공공기관의 정보공개에 관한 법률 (제2조)

개인정보보호법 (제2조)

공무원의 의무 공공기록물 관리에 관한 법률(제16조),(제4조 1항)

2) 윤리적 문제 : 상담자로서의 윤리적 문제(책임자에게 보고를 위해 필요, 내담자에게 최상의 서비스를 제공하기 위해서 기록 필요, 상담자가 한 행동과 결정을 기록함으로써 법적 상황에서 상담자를 보호하기 위해 필요), 상담 실적 관리를 위해 필요

 

3. 어떻게 기록할까?

1) 무엇을 기록 : 가능하면 정확하고 구체적으로 기입함

 

* Lorna Martin(lormartin@gov.mb.or).(204)945-7964

< record keeping and note taking for school counsellors>

- write your notes with the expectation that others will read them with a critical eye.

- Don't alter the record after the fact. Strike out the comment and replace it wiht correction

- Be as specific and precise as possible

 

무엇을 기록

얼마나 기록

어디에 기록

얼마나 보관 (관련 문서는 5년 상담기록은 5년에서 10년)

어ᄄᅠᆫ 것은 비밀/공유 어떻게 결정

어ᄄᅠᆫ 갓을 공유

누구와 공유

 

* 단정적으로 기술하지 말 것.

* 학생 상담 중 적는 것은 '상담 일지'

* '상담 기록'은 위시스템에 기록하는 것이라 공개 가능(공공기록물) -> 안전하게 작성해야 함

 

사례기록 style and format

당신이 기록한 것을 누군가 비판적인 시선으로 읽을 수 있다는 점을 염두에 두고 기록하라

한번 기록하면 바꾸지 말고. 원래 내용은 줄을 그어 지우고 수정한 내용을 덧붙여라

가능하면 구체적이고 정확하게

객관적, 관찰가능한 행동, 진술에 초점

전문용어나 진단적 라벨을 피하기

회기 이외에 문자, 통화도 기록

 

작성 예

우울증이 있어보임 (X)

불안도가 높음 (X)

 

학급 내 친구관계를 어려워하며, 친구들 사이에서 소외될까봐 걱정하고 있음. 이에 따라 심리상태가 불안해 보임. 불안함에 대해 상담에서 다룰 예정임.

 

2) 무엇을 기록할까

- 면담, 전화, 문자 등 모두 남겨야 함

- 오지 않아도 남겨야 함

- 상담 기록에 포함되어야 하는 내용 이름 생년월일 성별 내방 경위 의뢰 경로 연락처 현재 주호소 문제 내담자의 상담 목표 상담 회기 수 진행되는 회기에 대한 기록 상담 중 새로운 목표 상담 외에 내담자와 연락하는 경우 전화 이메일에도 기록 종결 시 상담 전체의 요약 상담을 진행하지 못한 회기에 대해서도 기록 by 학교 상담 가이드라인

 

3) 어디에 기록을 할까?

- 전자기록이 원칙임

그 외 녹음 및 사진 기록도 가능 공공기록물 관리에 관한 법률,(제6조)

4) 상담기록은 얼마를 보관 : 5년

 

5) 상담기록의 책임자 : 학교의 관리자, 관리자가 지정한 사람(보통 상담사)

- 개인정보호의 원칙(개인정보 보호법, 제3조) : 적법하게 최소한을 수집하여 목적에 맞게만 활용해야 함

- 본인이 말한 내용이 불리하게 쓰이게 될 경우는, 내담자에게 미리 고지가 되어야 한다(미란다의 원칙)

 

 

4. 동의 받기

- 동의를 받는 방법 : 정보주체가 명확히 인지할 수 있도록 알리고 각각 동의를 받아야 한다(개인정보법 제 22조 1항)

: 미국은 학교 입학때 '필요시 상담을 진행할 수 있음'이라고 일괄 동의를 받아버리는 주도 있음

: 현재는 거의 대부분의 학교에서 매년 받고 있음

 

5. 상담기록 접근 권한 및 공개

- 교육기본법 제23조의 3 : 보호자는 학생 정보를 제공받을 권리가 있음(모든은 아님). 학생과 학부모의 동의 없이는 제3자 유출 안됨

- 교육기본법 제30조의 8 : 학생과 보호자 동의 없이 제공안되나, 학교에 대한 감독 권한이 있는 행정기관이 업무 처리 위해 필요한 경우, 상급학교 선발 위해, 통계제공으로 당사자가 누구인지 알아볼 수 없을 떄, 법원의 재판 업무 수행을 위해(변호사나 경찰의 경우는 아님. 정 필요하시면 법원에 이야기해서 받으시라고 함. 법원도 1차는 곤란하니 제고를 바란다고 답변하고 2차 오면 보냄.), 그 밖에 관계 법률에 따라(학대, 성폭의 경우). 학교의장은 목적, 방법, 그밖의 필요한 사항에 대해 제한을 가하거나 필요한 조치를 하도록 요청할 수 있음

- 교육기본법 제 67조 9 : 수집, 자료제공에서 동의 없이 학생 관련 자료를 제공하거나 제공받은 자료를 사용하면 3년이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금

 

1) 상담기록의 접근 권한

- 기본적으로 상담실 자료는 대부분 대외비자료임

- 시스탬은 상담자에게만, 관리자에게는 통계 자료만 보도록 되어 있음.

공기록물 관리에 관한 법률 시행령 (제28조 2항)

 

2) 상담기록 열람 절차 (개인정보보호법 (제35조))

- 열람요구를 기관에 제출

- 정보공개여부 결정 및 통지

* 상담 기록 - 개인정보는 비공개가 원칙

* 학부모의 경우 열람만 하도록 ; 추후 이혼 소송 등에 문제가 되지 않도록

* 예외적인 경우 법령에 근거 공개

 

6. 각 자료별 보관법

1) 보관필수 자료

신청서 동의서 상담 동의서 제3자 정보 제공 동의서 등 반드시 원본으로 보관 법적 문제 발생 시 사본은 효력 없음.

상담 일지 위 시스템 기록은 공공기록물 검사 결과 자료 상담의 중요한 자료로 인정되므로 보관 용암

2) 보관하지 않아도 되는 자료 활동지 단 상담 관련 중요 자료라고 판단되면 보관 관리 대장 만족도 조사 설문지

3) 학교에서 공문으로 상담을 신청할 때 공문의 신청서 제3자 정보 제공 동의서를 스캔하여 첨부 학교에서 원본 보관

 

 

참고 : 

Record Keeping Guidelines-American Psychological Association

https://www.apa.org/practice/guidelines/record-keeping

 

<상담기관의 기록관리, 유정이, 2015>